Familjekalender: kom igång på 15 minuter
En gemensam kalender som hela familjen använder behöver varken vara krånglig eller ny. Här är upplägget som håller också när hösten blir fullbokad.
De flesta familjer har redan en kalender. Problemets är att den finns på tre ställen samtidigt: i någons mobil, på kylskåpet och i en chatt som ingen läser efter tisdag. En familjekalender blir värd att ha i den stund den är det enda stället som gäller – och det krävs bara tre beslut för att komma dit.
Den här guiden går igenom upplägget steg för steg: vad ni bestämmer i förväg, hur ni lägger in det som upprepar sig, hur ni gör så att även mor- och farföräldrar ser det de behöver, och den korta veckorutinen som gör att kalendern fortfarande stämmer i december.
Börja med vad kalendern ska lösa
Innan ni lägger in en enda aktivitet, skriv ner de tre saker som gör mest ont i veckan. Det brukar vara samma sorter:
- Någon glömmer en träning eller ett föräldramöte.
- Två saker hamnar samma tid och ingen vet vem som ska hämta.
- Det som ska köpas hem eller lämnas in finns bara i någons huvud.
Skriver ni ner Sorterna blir kalendern ett verktyg med ett uppdrag, inte än ett ställe att vara dålig på. Välj ett namn på familjen, bestäm vem som är ansvarig för vad, och låt resten följa efter.
Ge varje person en egen färg
Färgkodning är den grej som gör att en kalender går att läsa på två sekunder. Varje medlem – barn, vuxen, mor- eller farförälder – får en färg, och alla händelser markeras med den person de gäller. Då ser du direkt om torsdagen är full eller om det bara är din egen kväll som är full.
Boka händelser på den person som faktiskt gör dem, inte bara på barnet. ”Fotboll, Elin” som gäller dig som kör blir din färg, och du ser själv att du inte kan boka in något annat 17:30.
Tips! Låt barnen välja sina egna färger. Det tar tjugo sekunder och gör att de känner igen sin vecka i kalendern utan hjälp.
Lägg in det som upprepar sig först
Återkommande händelser är grunden i veckan – och det som är tröttast att skriva om varje vecka. Lägg in dem en gång med start- och sluttid och låt dem upprepa sig i flera månader:
- Skriv vad det är, till exempel ”Simning, Noel”.
- Välj dag och tid, till exempel tisdag 18:00–20:00.
- Välj att den ska upprepa sig varje vecka och hur länge – en termin eller till och med sommaren.
- Lägg till plats och vilken eller vilka personer som gäller.
- Sätt en påminnelse om du behöver bli påmind i mobilen eller på e-post.
När stommen är på plats återstår bara det som inte upprepar sig: födelsedagar, läkarbesök, skolavslutningar, en födelsedagsmiddag.
Kategorier gör att du hittar tillbaka
När kalendern har fått några månader på sig vill man kunna fråga något och få svar. Kategorier gör det möjligt: markera händelser som födelsedagar, träningar, föräldraengagemang eller resor, och sök sedan på kategorin – eller på en månad, som ”födelsedagar i juli”. Samma sökning funkar för ord du vet att ni har skrivit, som ett födelsedagspresentköp eller en inlämning.
Kategorier är också det som gör kalendern användbar för syskon och kompisar: du kan visa ”bara träningar” utan att blotta resten av familjens kvällar.
Låt kalendern komma till dig
En kalender som bara står stilla fungerar inte för en familj som rör på sig. Ställ in hur ni vill bli nådda:
- Notiser i mobilen med ljud för det som inte får missas, som hämtning och läkarbesök.
- E-postpåminnelser för det som kan vänta till kvällen, och där du kan välja ”påminn igen” eller ”avvakta” direkt i mailet.
- Inget alls för det som bara är bra att veta – du bestämmer per händelse.
Röstinmatning hjälper i samma riktning. Säg ”fotbollsträning tisdag klockan fem till sex på Kvarnbacken” så fylls titel, dag, tid, plats och personer i åt dig, och du kontrollerar innan du sparar. Det är ofta skillnaden mellan att kalendern blir uppdaterad och att den inte blir det.
Veckans fem minuter
Rutinen som håller kalendern levande är kort. lägg in den som en återkommande händelse, till exempel söndag kväll:
- Gå igenom nästa vecka högt tillsammans – två minuter.
- Lägg in det som saknas, direkt i kalendern medan ni pratar.
- Rensa bort det som blivit inställt.
- Kolla vilken dag som är hård och vem som tar den.
Tips! Om ni har svårt att komma ihåg själva genomgången, sätt en påminnelse på den. Fem minuter i veckan är billiga jämfört med en kväll av letande.
Vanliga misstag som gör att kalendern dör
- Allt läggs in av en person. Då blir den en rapport istället för en gemensam plan.
- Inga sluttider. Utan dem vet ingen när något är klart och vad som hinns efteråt.
- För mycket detaljer. ”Sim 18” räcker – beskrivningen lämnas till chatten.
- Ingen kontroll av den hårda veckan. Konflikten upptäcks först när det är försent.
- Kalendern ligger på ett ställe och chatten på ett annat. Bestäm er för ett ställe för planering.
Vanliga frågor
Hur lång tid tar det att komma igång?
Räkna med en kväll för själva upplägget: namnge familjen, ge alla en färg och lägg in de återkommande aktiviteterna. Resten fylls på efter hand. Vill du se hur det ser ut innan du bestämmer dig finns ett färdigt exempel att klicka i utan konto.
Behöver alla i familjen ett eget konto?
De som ska kunna skriva och se sina egna händelser behöver en profil i familjen, och du bjuder in dem. Mindre barn kan följa med en förälders inloggning. Mor- och farföräldrar och andra vuxna runt barnen kan bjudas in med en kod och ser då det familjen väljer att visa.
Fungerar familjekalendern på mobil?
Ja. Öppna sidan på telefonen och lägg till den som genväg på hemskärmen, så får du en egen ikon och notiser med ljud. På iPhone görs det från delaknappen i Safari och på Android från menyvalet i webbläsaren.
Kan vi testa innan vi betalar?
Ja. Demosidan visar en påhittad familj med kalender, listor, chatt och projekt utan att du behöver skapa konto. Skapa du ett riktigt konto ingår 14 dagar gratis, sedan 39 kr i månaden för hela familjen, och du kan avsluta när du vill.
Vad är skillnaden mot en vanlig kalender-app?
En vanlig kalender visar händelser. En familjekalender behöver dessutom visa vem något gäller, vem som ansvarar, vad som ska köpas in och vad som redan är bestämt i chatten. Därför finns färgkodning, delade listor, chat och projekt i samma ställe.
Se hur det ser ut innan du skapar konto
Klicka in i ett påhittat exempel med kalender, att göra-listor, chatt och projekt – helt utan konto eller kortuppgifter.